Khả năng lưu trữ và bảo quản dưới dạng dữ liệu điện tử của hóa đơn điện tử là một trong những ưu điểm vượt trội của hình thức này. Tuy nhiên, quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. Hãy cùng S-invoice tìm hiểu thông tin qua bài viết này.

1. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Ngoài việc tuân theo Khoản 1, Điều 11, Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử – cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ hóa đơn cần tuân thủ theo quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định tại Thông tư 39 về hóa đơn điện tử, là Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 51 hóa đơn điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử là cụm từ dùng để chỉ hành động sao chép toàn bộ các hóa đơn bán, xuất vào các thiết bị lưu trữ ngoài như đĩa CD, USB, đĩa cứng,…

Hiện nay, việc lưu trữ hóa đơn được quy định như sau:

• “Người bán và mua hàng hóa có sử dụng hóa đơn điện tử phải lưu trữ hóa đơn theo quy định của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được lập thông qua một cơ sở trung gian thì cơ sở này có trách nhiệm thực hiện lưu trữ hóa đơn theo thời gian nêu trên.
• Người bán, mua là đơn vị kế toán và cơ sở trung gian có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu của hóa đơn ra các vật như USB, đĩa CD, DVD, đĩa cứng,… để bảo vệ dữ liệu, thông tin của hóa đơn.”

Điều kiện để có thể lưu trữ hóa đơn là:

Nội dung của hóa đơn có thể truy cập, sử dụng để tham chiếu khi cần.

Nội dung được lưu giữ theo dạng được khởi tạo, nhận, gửi hoặc theo dạng thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn đó.

Cách thức lưu giữ hóa đơn phải thống nhất đảm bảo cho phép xác định nguồn lập, nơi đến, ngày giờ nhận, gửi hóa đơn.

2. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?

Theo quy định của cơ quan thuế, sau khi khởi tạo, thời gian lưu trữ phải theo quy định của Luật Kế toán, thường là 10 năm. Đối với hóa đơn điện tử, việc mất, rách hay cháy là khó có thể xảy ra như đối với hóa đơn giấy.

3. Quy định về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để lưu trữ

Một số trường hợp, khách hàng hoặc bên bán có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hình thức khác để lưu trữ thì bên bán có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh về xuất xứ, nguồn gốc của hàng hóa nhưng chỉ được chuyển đổi 01 lần duy nhất. Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đảm bảo chính xác về nội dung và thực hiện theo các quy định của Luật Kế Toán, Thông tư 32/2011/TT-BTC. Trường hợp muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy thì phải đảm bảo có sự trùng khớp nội dung giữa hóa đơn điện tử và chứng từ.